Privacy Policy

Il Bagaglio Turistico è il progetto di Cristina Romagnoli, Guida Ambientale Escursionistica e Accompagnatrice Turistica, libera professionista con sede in Via Barbaro 78, Savignano Sul Rubicone (FC) 47039, P.IVA 04664040401.

Questa Policy sulla privacy intende fornirti in maniera semplice e trasparente informazioni sulla raccolta, sul trattamento, sull’uso e sulla riservatezza delle informazioni che condividi con noi, di persona, al telefono, tramite il sito ilbagaglioturistico.com, la posta elettronica, WhatsApp e i social network. D’ora in avanti, per semplicità, “Il Bagaglio Turistico” verrà indicato con “noi”.

1. Tipi di informazioni che raccogliamo

1.1 Dati generali: Nome, cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza, data e luogo di nascita (facoltativi: servono solo a verificare il codice fiscale), numero di telefono, e-mail, recapito di una persona da contattare in caso di emergenza, dati per la fatturazione e i messaggi che ci invii tramite telefono, e-mail, WhatsApp o social. Codice fiscale e indirizzo di residenza sono necessari per emettere la fattura; il codice fiscale serve anche ad attivare l’assicurazione infortuni dei partecipanti. Chi non ha un codice fiscale italiano indica invece tipo di documento (carta d’identità o passaporto), numero, autorità e città di rilascio, data di rilascio e di scadenza, richiesti per attivare l’assicurazione.

1.2 Dati relativi alla salute: Per organizzare l’attività in sicurezza puoi comunicarci eventuali allergie, limitazioni fisiche o altre condizioni strettamente rilevanti per l’escursione o il viaggio scelto. Evita di inserire informazioni sanitarie non necessarie. Si tratta di dati particolari (art. 9 GDPR): li trattiamo solo con il tuo consenso esplicito (vedi punto 2.2). Puoi scegliere di non fornirli; in ogni caso, all’iscrizione dichiari sotto la tua responsabilità di essere in condizioni fisiche adeguate all’attività scelta.

1.3 Dati dei minori: Per le attività rivolte a bambini e ragazzi (Piccoli esploratori crescono, didattica ambientale) raccogliamo i dati del minore e del genitore o di chi ne fa le veci, che firma il modulo di consenso. Per i progetti scolastici i dati degli alunni sono di norma trattati dalla scuola; noi riceviamo solo quelli indispensabili all’attività.

1.4 Immagini: Durante le escursioni e i viaggi possiamo scattare foto e girare video. La pubblicazione di immagini in cui sei riconoscibile avviene solo con il tuo consenso (vedi punto 2.5).

1.5 Dati raccolti tramite il sito: Navigando sul sito vengono raccolti in automatico alcuni dati tecnici (es. indirizzo IP, tipo di browser) e possono essere usati cookie. Per le statistiche di visita utilizziamo WordPress.com e Jetpack Stats. Google Analytics non è attualmente attivo; prima di una sua eventuale attivazione aggiorneremo questa informativa e la Cookie Policy e predisporremo la gestione del consenso necessaria. I dettagli sono nella Cookie Policy, pubblicata alla pagina ilbagaglioturistico.com/cookie-policy.

1.6 Dati necessari e dati facoltativi: Per ogni attività chiediamo soltanto i dati necessari alla prenotazione, all’organizzazione del servizio e agli eventuali adempimenti assicurativi e fiscali. I campi obbligatori sono indicati nel modulo: senza questi dati potremmo non poter completare l’iscrizione o erogare il servizio. Le informazioni sulla salute sono facoltative e vengono trattate soltanto con il tuo consenso esplicito. Anche i consensi per la pubblicazione delle immagini e per l’invio di programmi, offerte e newsletter sono facoltativi: puoi partecipare alle attività senza prestarli.

1.7 Recapito di emergenza: Se ci indichi una persona da contattare in caso di emergenza, comunicaci solo il suo nome e numero di telefono e trasmettile prima il link a questa informativa. Se sei la persona indicata: riceviamo questi dati dal partecipante che ti indica come contatto di emergenza e li usiamo esclusivamente per contattarti se durante l’attività si verifica un’emergenza che lo riguarda. Base giuridica: nostro legittimo interesse a garantire la sicurezza dei partecipanti (art. 6.1.f GDPR) e, nel momento dell’emergenza, tutela degli interessi vitali (art. 6.1.d GDPR). I dati possono essere comunicati ai soccorsi solo in caso di emergenza e sono cancellati al termine dell’attività (vedi punto 5). Puoi esercitare i diritti descritti al punto 6, compreso quello di opporti, scrivendo a cristinaromagnoli1@libero.it.

1.8 Buoni regalo: se acquisti una gift card per un’altra persona, ci comunichi il nome del titolare del buono e, se serve, il suo recapito. Usiamo questi dati solo per emettere e gestire il buono e le relative prenotazioni (base giuridica: esecuzione del contratto con l’acquirente e nostro legittimo interesse a gestire il buono regalato, artt. 6.1.b e 6.1.f GDPR). Il titolare riceve il link a questa informativa insieme al buono o al primo contatto con noi.

2. Come sono utilizzati i dati – finalità e basi giuridiche

2.1 Erogazione dei servizi: Usiamo i tuoi dati per gestire prenotazioni e iscrizioni a escursioni, viaggi, escursioni su misura, gift card e attività didattiche, per organizzare logistica e trasporti, per la copertura assicurativa dei partecipanti e per contattarti in caso di variazioni o annullamenti. I viaggi e i weekend sono organizzati dall’agenzia Domino Experience. Le richieste di informazioni e di prenotazione possono essere presentate sia tramite questo sito sia direttamente all’agenzia. Se utilizzi il modulo del sito, trattiamo i dati per rispondere e gestire la tua richiesta e li comunichiamo all’agenzia quando necessario per dare seguito alla richiesta di prenotazione e organizzare il viaggio (vedi punto 4.1). Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste da te (art. 6.1.b GDPR).

2.2 Sicurezza durante le attività: Trattiamo le informazioni sulla salute esclusivamente con il tuo consenso esplicito, per valutare le esigenze organizzative connesse alla sicurezza e gestire eventuali imprevisti. Puoi non fornirle e puoi revocare il consenso in qualsiasi momento. Se chiedi un adattamento che non possiamo organizzare senza determinate informazioni, ti spiegheremo quali dati sono necessari e valuteremo con te le alternative disponibili. In caso di emergenza, quando necessario per tutelare un interesse vitale e quando la persona interessata è fisicamente o giuridicamente incapace di prestare il consenso, i dati, compreso il recapito di emergenza, possono essere comunicati ai soccorsi. Base giuridica: consenso esplicito (artt. 6.1.a e 9.2.a GDPR); in emergenza, tutela degli interessi vitali (artt. 6.1.d e 9.2.c GDPR).

2.3 Obblighi di legge: Conserviamo i dati necessari per fatturazione, contabilità e adempimenti fiscali. Base giuridica: obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).

2.4 Comunicazioni organizzative e gruppi WhatsApp: Usiamo i tuoi recapiti per rispondere alle richieste e inviarti le informazioni necessarie alla prenotazione e allo svolgimento dell’attività. Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste da te (art. 6.1.b GDPR). Per alcune attività possiamo proporti di aderire a un gruppo WhatsApp dedicato. L’adesione è facoltativa e avviene solo dopo che hai scelto di partecipare al gruppo: gli altri membri potranno vedere il tuo numero di telefono e le informazioni del profilo rese visibili dalle tue impostazioni WhatsApp. Base giuridica per la condivisione del numero nel gruppo: consenso (art. 6.1.a GDPR). Se preferisci non aderire, riceverai le informazioni organizzative con comunicazioni private. Puoi uscire dal gruppo in qualsiasi momento. I gruppi organizzativi non sono usati per inviare messaggi promozionali. Se nel modulo scegli di offrire o cercare un passaggio in auto per raggiungere il ritrovo e acconsenti alla condivisione con l’apposita spunta, comunichiamo il tuo nome, il comune di partenza e il numero di telefono agli altri partecipanti che condividono il viaggio, solo per organizzarlo. Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR), facoltativo e revocabile in ogni momento; senza consenso puoi raggiungere il ritrovo in autonomia.

2.5 Foto e video: Con il tuo consenso possiamo pubblicare foto e video delle attività in cui sei riconoscibile sul sito ilbagaglioturistico.com e sui profili Facebook e Instagram de Il Bagaglio Turistico. Il consenso è facoltativo e il rifiuto non pregiudica la partecipazione. Eventuali utilizzi su materiali promozionali stampati saranno oggetto di un’autorizzazione specifica. Le immagini non sono cedute a terzi a fini commerciali. Puoi revocare il consenso scrivendo a cristinaromagnoli1@libero.it: dopo la revoca interromperemo nuovi utilizzi e rimuoveremo le immagini dai canali digitali sotto il nostro controllo. La revoca non rende illecito l’utilizzo precedente e non consente di recuperare materiali già distribuiti o di garantire la cancellazione delle copie condivise autonomamente da altri. Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR).

2.6 Programmi, offerte e newsletter: Con il tuo consenso possiamo inviarti il calendario delle escursioni, le proposte di viaggio e la newsletter via e-mail. Le e-mail sono inviate tramite la piattaforma Brevo. Per le nuove e-mail inviate tramite Brevo è attivato il tracciamento anonimo: le aperture e i clic vengono conteggiati senza essere associati a singoli contatti nei report. Questo non equivale a disattivare le tecnologie di tracciamento: Brevo può utilizzare pixel e collegamenti di tracciamento per produrre tali statistiche. Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR).

2.7 Chat WhatsApp del Bagaglio Turistico: la chat è un gruppo privato. Ti aggiungiamo solo se ce lo chiedi, ad esempio con un messaggio WhatsApp o tramite i contatti del sito. Nella chat pubblichiamo solo il programma delle escursioni con il link al sito. Entrare è facoltativo e puoi uscire in qualsiasi momento; gli altri membri possono vedere il tuo numero di telefono e le informazioni del profilo rese visibili dalle tue impostazioni WhatsApp. Base giuridica: consenso, espresso con la tua richiesta di essere aggiunto (art. 6.1.a GDPR).

3. Messaggi promozionali

I messaggi di cui ai punti 2.6 e 2.7 ti vengono inviati solo dietro tuo espresso consenso. Puoi revocarlo in qualsiasi momento, separatamente per ciascun canale: con il link di disiscrizione presente in ogni e-mail, uscendo dalla chat WhatsApp o scrivendo a cristinaromagnoli1@libero.it.

4. Chi può accedere alle informazioni

4.1 Destinatari: I dati sono trattati da Cristina Romagnoli e, se necessario per il servizio, comunicati a:

• compagnia assicurativa Italiana Assicurazioni, tramite LAGAP, per la polizza di responsabilità civile professionale e la polizza infortuni giornaliera dei partecipanti, attivata per ogni escursione;
• Domino Experience S.r.l., sede in Viale dei Mille 14, 47838 Riccione (RN), P.IVA e C.F. 04855920403, tour operator che organizza i viaggi e i weekend: riceve le richieste e le iscrizioni sia direttamente sia tramite Il Bagaglio Turistico e tratta i dati come titolare autonomo secondo la propria informativa; le comunichiamo i dati necessari per gestire le richieste di prenotazione ricevute dal sito e organizzare il viaggio;
• commercialista, per gli adempimenti fiscali;
• fornitori dei servizi informatici, nominati responsabili del trattamento: WordPress.com (Aut O’Mattic A8C Ireland Ltd.) per l’hosting del sito, la gestione dell’archivio di iscrizioni, richieste e anagrafiche clienti nel database WordPress e le funzionalità di statistiche Jetpack; Brevo (Sendinblue SAS, Francia) per l’invio delle e-mail relative alle richieste e alle prenotazioni e per la newsletter;
• autorità e soccorsi, quando richiesto dalla legge o in caso di emergenza.

I tuoi dati non sono venduti né ceduti a terzi per loro finalità di marketing.

4.2 Dove risiedono i dati: L’archivio delle iscrizioni, delle richieste e delle anagrafiche clienti è gestito nel database del sito WordPress ospitato su WordPress.com. Per l’invio delle e-mail relative alle richieste e alle prenotazioni e per la newsletter utilizziamo Brevo. L’utilizzo dei servizi dei fornitori indicati al punto 4.1 e di altri servizi come WhatsApp, Facebook, Instagram e Google può comportare il trattamento di dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Gli eventuali trasferimenti devono avvenire nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR, quali le decisioni di adeguatezza applicabili o le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.

5. Tempo di conservazione dei dati

• Dati per l’organizzazione dell’attività, compreso il recapito di emergenza: fino alla conclusione dell’attività e delle relative comunicazioni organizzative, poi cancellati, salvo una necessità specifica e documentata di ulteriore conservazione.
• Documentazione di ciascuna prenotazione (iscrizione, accettazione del Regolamento, dichiarazione di idoneità): 10 anni dalla conclusione dell’attività a cui si riferisce, per poter tutelare i nostri diritti in caso di contestazioni. Il termine decorre da ogni singola attività e non si rinnova con le prenotazioni successive. Le comunicazioni relative a incidenti o contestazioni, che possono contenere dati sulla salute, seguono invece il criterio indicato per la gestione degli incidenti.
• Dati fiscali e contabili: 10 anni, come previsto dalla legge, salvo ulteriori obblighi applicabili.
• Dati sulla salute: cancellati al termine dell’attività o del viaggio. In caso di incidente conserviamo soltanto le informazioni necessarie alla gestione dell’evento e delle eventuali richieste o contestazioni, per il tempo giustificato da tali esigenze e sulla base delle disposizioni applicabili.
• Programmi, offerte e newsletter: fino alla revoca del consenso e comunque per un massimo di 24 mesi dalla sua acquisizione o dall’ultimo rinnovo espresso.
• Foto e video pubblicati: fino alla revoca del consenso; alla revoca rimuoviamo le immagini dai nostri canali.
• Prove dei consensi e delle revoche (data, ora, versione dell’informativa e scelte effettuate): conservate separatamente per tutta la durata del trattamento basato su quel consenso e per 5 anni dopo la revoca, la scadenza o la cessazione del trattamento, per poter dimostrare la correttezza dei trattamenti svolti.
• Lista di esclusione: se revochi il consenso o ti opponi ai messaggi promozionali, conserviamo soltanto il tuo indirizzo e-mail o numero di telefono e la data della richiesta, per il tempo in cui continuiamo a inviare comunicazioni promozionali, al solo scopo di non contattarti di nuovo.

Se eserciti il diritto di opporti al trattamento, cancelleremo senza indugio i dati interessati, salvo che la legge ci imponga di conservarli o servano per tutelare un diritto in sede giudiziaria.

6. I tuoi diritti sanciti dal GDPR

In base agli artt. 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679 hai diritto di:

• accesso: sapere se trattiamo tuoi dati e ottenerne copia;
• rettifica: correggere o completare dati inesatti;
• cancellazione e limitazione del trattamento;
• revoca del consenso, in qualsiasi momento, senza effetto sulla liceità del trattamento svolto prima della revoca;
• portabilità: ricevere i dati che ci hai fornito in un formato strutturato e di uso comune;
• opposizione al trattamento;
• reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

7. Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento è Cristina Romagnoli – Il Bagaglio Turistico, con sede in Via Barbaro 78, Savignano Sul Rubicone (FC) 47039, P.IVA 04664040401. Il trattamento avviene con strumenti cartacei e informatici, adottando le misure previste dall’art. 32 del Regolamento per garantire integrità e riservatezza dei dati e prevenire accessi non autorizzati.

Per domande su questa Policy o per esercitare i tuoi diritti puoi contattare: Cristina Romagnoli – Il Bagaglio Turistico, Via Barbaro 78, Savignano Sul Rubicone (FC) 47039 e-mail: cristinaromagnoli1@libero.it – tel. 366 5035194